Aufgaben erledigen…

…ist ein leidiges Thema – finde ich. Diese Einstellung gewann ich schon als Kind, als Küchendienste eingeteilt wurden. Da blieb eine Aufgabe so lange eine Aufgabe, bis sie erledigt wurde – und zwar von demjenigen, der dafür verantwortlich war.

Später machte ich die Erfahrung, dass sich manche Aufgaben auch von alleine erledigen, wenn man sie nur lange genug liegen ließ… ;-)
Bei meinen mir selbst gestellten Aufgaben war dies jedoch unbefriedigend – denn meine Ziele wollte ich ja eigentlich erreichen. Aber ohne TUN, also ohne Aufgaben zu erledigen, tat sich einfach nichts und ich kam meinen Zielen nicht wirklich näher.

Aber ich tat doch immer etwas…????

Ich fing an, mich genauer mit dem Thema zu beschäftigen. Dazu führte ich ein Aktivitäten-Tagebuch, etwas mühsam, aber sehr hilfreich, um Probleme und Schwachstellen zu entlarven! Hier habe ich alle Aktivitäten aufgeschrieben, die ich im Laufe des Tages gemacht habe – und zwar sehr präzise mit genauer Uhrzeit, Dauer und auch was ich im Einzelnen getan habe. Das Ergebnis fand ich überraschend: meine meiste Zeit verbrachte mit vielen Kleinigkeiten, deren Ergebnis gar nicht so auffiel. Internetrecherchen und E-Mail-Flut nahmen ebenfalls einen großen Zeitanteil ein.

Kennen Sie das abendliche Gefühl, nichts erledigt zu haben und der Tag ist rum?
Laut meinen Protokollen, war dieses Gefühl falsch. Dennoch blieben wichtige Dinge liegen oder ich ging sie nur sehr schleppend an. Auch habe ich herausgefunden, dass ich gerne Dinge “auf den letzten Drücker” erledige. Rückte ein unverrückbarer Erledigungstermin (wie z. B. ein Abgabetermin für eine Arbeit) nur nah genug heran, dann war keine Ausrede gut genug – ich konnte mich nicht mehr selber an der Nase herumführen und erledigte auch noch so unangenehme Aufgaben… ;-)

Aber das konnte und sollte es nicht sein! Ich wollte meine Aufgaben pro-aktiv angehen, und meine Ziele angehen…. Es musste und sollte sich etwas ändern! Ich wollte mir ein gutes Aufgabenmanagement aufbauen, dass mich motiviert und dass ich einfach bedienen kann!
Diejenigen von Ihnen, die sich mit Zeit- oder Selbstmanagement bereits beschäftigt haben, können sicherlich mit den Begriffen “Eisenhower-Diagramm”, “Pareto-Prinzip” und vielleicht auch mit “25.000 $ – Methode” etwas anfangen. (Falls nicht, in Kürze wird es auch Artikel hierzu geben.) Doch wie wird das effektiv ein- bzw. umgesetzt?

Da ich den ganzen Tag – mehr oder weniger – in Outlook arbeite, wollte ich am liebsten mein Aufgabenmanagement in Outlook erledigen. Doch nur allein die Aufgaben hier zu notieren half mir nicht. Und so studierte ich Literatur und probierte verschiedene Ansätze aus.

Jetzt bin ich auf einen Ansatz gestoßen, der mir sehr zusagt. Ich möchte Sie gerne daran teilhaben lassen und werde deshalb in wöchentlichen Etappen über meine Erfolge und Schritte in diesem neu gefundenen System berichten.

Ich lade Sie ein, mitzumachen und mir Ihre Erfolge (oder auch Misserfolge) zu schildern – vielleicht können wir uns gegenseitig motivieren und Lösungen finden. Welche Ziele haben Sie sich gesteckt? Haben Sie sie schon SMART formuliert? Welche Aufgaben bleiben bei Ihnen unerledigt? Und warum?

Eines weiß ich jetzt schon:
Es ist ein tolles Gefühl, wenn man eine Aufgabe bewusst erledigt hat und es sich auch vor Augen führen kann, indem man die Aufgabe abhakt oder durchstreicht. Ich mache dies in meinem Papierkalender (ja, den führe ich nach wie vor, und zwar parallel zu Outlook – aber nur für spontane und “kurzlebige” Fälle) mit einem roten Stift, der fällt richtig auf und es motiviert ungemein für den nächsten Tag oder die nächste Aufgabe. Damit kommt man Stück für Stück seinem Ziel näher. Probieren Sie es mal aus!

Nächste Woche kommt der erste Bericht, ich freue mich auf Sie – bleiben Sie dran!
Ihre Nadine Westgate

Über Nadine Westgate

Lernbegeisterte Trainerin / Dozentin | Spezialgebiet MS Office in allen Varianten | Motto 1: Mit Spaß zum Lernerfolg | Motto 2: Dumme Fragen gibt es nicht | Halte auch gerne Trainings / Seminare in englischer Sprache
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