Aufgaben erledigen…

…ist ein leidiges Thema – finde ich. Diese Einstellung gewann ich schon als Kind, als Küchendienste eingeteilt wurden. Da blieb eine Aufgabe so lange eine Aufgabe, bis sie erledigt wurde – und zwar von demjenigen, der dafür verantwortlich war.

Später machte ich die Erfahrung, dass sich manche Aufgaben auch von alleine erledigen, wenn man sie nur lange genug liegen ließ… ;-)
Bei meinen mir selbst gestellten Aufgaben war dies jedoch unbefriedigend – denn meine Ziele wollte ich ja eigentlich erreichen. Aber ohne TUN, also ohne Aufgaben zu erledigen, tat sich einfach nichts und ich kam meinen Zielen nicht wirklich näher.

Aber ich tat doch immer etwas…????

Ich fing an, mich genauer mit dem Thema zu beschäftigen. Dazu führte ich ein Aktivitäten-Tagebuch, etwas mühsam, aber sehr hilfreich, um Probleme und Schwachstellen zu entlarven! Hier habe ich alle Aktivitäten aufgeschrieben, die ich im Laufe des Tages gemacht habe – und zwar sehr präzise mit genauer Uhrzeit, Dauer und auch was ich im Einzelnen getan habe. Das Ergebnis fand ich überraschend: meine meiste Zeit verbrachte mit vielen Kleinigkeiten, deren Ergebnis gar nicht so auffiel. Internetrecherchen und E-Mail-Flut nahmen ebenfalls einen großen Zeitanteil ein.

Kennen Sie das abendliche Gefühl, nichts erledigt zu haben und der Tag ist rum?
Laut meinen Protokollen, war dieses Gefühl falsch. Dennoch blieben wichtige Dinge liegen oder ich ging sie nur sehr schleppend an. Auch habe ich herausgefunden, dass ich gerne Dinge “auf den letzten Drücker” erledige. Rückte ein unverrückbarer Erledigungstermin (wie z. B. ein Abgabetermin für eine Arbeit) nur nah genug heran, dann war keine Ausrede gut genug – ich konnte mich nicht mehr selber an der Nase herumführen und erledigte auch noch so unangenehme Aufgaben… ;-)

Aber das konnte und sollte es nicht sein! Ich wollte meine Aufgaben pro-aktiv angehen, und meine Ziele angehen…. Es musste und sollte sich etwas ändern! Ich wollte mir ein gutes Aufgabenmanagement aufbauen, dass mich motiviert und dass ich einfach bedienen kann!
Diejenigen von Ihnen, die sich mit Zeit- oder Selbstmanagement bereits beschäftigt haben, können sicherlich mit den Begriffen “Eisenhower-Diagramm”, “Pareto-Prinzip” und vielleicht auch mit “25.000 $ – Methode” etwas anfangen. (Falls nicht, in Kürze wird es auch Artikel hierzu geben.) Doch wie wird das effektiv ein- bzw. umgesetzt?

Da ich den ganzen Tag – mehr oder weniger – in Outlook arbeite, wollte ich am liebsten mein Aufgabenmanagement in Outlook erledigen. Doch nur allein die Aufgaben hier zu notieren half mir nicht. Und so studierte ich Literatur und probierte verschiedene Ansätze aus.

Jetzt bin ich auf einen Ansatz gestoßen, der mir sehr zusagt. Ich möchte Sie gerne daran teilhaben lassen und werde deshalb in wöchentlichen Etappen über meine Erfolge und Schritte in diesem neu gefundenen System berichten.

Ich lade Sie ein, mitzumachen und mir Ihre Erfolge (oder auch Misserfolge) zu schildern – vielleicht können wir uns gegenseitig motivieren und Lösungen finden. Welche Ziele haben Sie sich gesteckt? Haben Sie sie schon SMART formuliert? Welche Aufgaben bleiben bei Ihnen unerledigt? Und warum?

Eines weiß ich jetzt schon:
Es ist ein tolles Gefühl, wenn man eine Aufgabe bewusst erledigt hat und es sich auch vor Augen führen kann, indem man die Aufgabe abhakt oder durchstreicht. Ich mache dies in meinem Papierkalender (ja, den führe ich nach wie vor, und zwar parallel zu Outlook – aber nur für spontane und “kurzlebige” Fälle) mit einem roten Stift, der fällt richtig auf und es motiviert ungemein für den nächsten Tag oder die nächste Aufgabe. Damit kommt man Stück für Stück seinem Ziel näher. Probieren Sie es mal aus!

Nächste Woche kommt der erste Bericht, ich freue mich auf Sie – bleiben Sie dran!
Ihre Nadine Westgate

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Aus Zielen Aufgaben ableiten…

Viele Personen haben Ziele im Leben, die sie erreichen möchten. Ich gehöre auch dazu. Das eine Mal funktioniert es gut mit der Umsetzung und Erreichung von Zielen, das andere Mal stockt das Vorhaben oder verläuft sich ganz.
Deshalb habe ich mich mit Zielsetzung und -umsetzung beschäftigt und möchte dieses Wissen und die Erfahrungen weiter geben.

Im letzten Artikel “Mit Zielen arbeiten…” habe ich beschrieben, wie man Ziele am besten formulieren sollte. Eine geschickte Zielsetzung und Formulierung hält die Motivation, die zu Beginn einer Idee auftaucht, oder vermag sie sogar zu steigern.

Sind Ziele und eine motivierende Formulierung gefunden, dann folgt der nächste Schritt:

  • Aufgaben definieren

Um das gewünschte Ziel zu erreichen, müssen ja bestimmte Dinge getan werden. Gegebenenfalls sogar in einer zwingenden Reihenfolge. Es heißt also: Formulierungen und Prioritäten finden.

Ich arbeite dabei zunächst nach dem “Chaos-Prinzip”. Das bedeutet, dass ich in einem ersten Schritt alle Aufgaben notiere, die mir einfallen, die zur Zielerreichung benötigt werden. Dabei bitte auf eine eindeutige Formulierung achten! Oft ist es ja so, dass man heute plant und im Thema gut drin ist. Übermorgen möchte man “auf die Schnelle” einen Überblick haben und weiß nun nicht mehr auf Anhieb, was jetzt mit DIESER Aufgabe gemeint war… Also: eindeutig formulieren und die Aufgaben “klein genug” wählen, das erleichtert die Umsetzung und stärkt die Motivation diese Aufgabe auch zu erledigen ungemein.

Im zweiten Schritt werden diese Aufgaben sortiert und in eine Reihenfolge gebracht. Hierbei fällt dann auch die Prioritisierung einfach, manches ergibt sich durch eine zwingende Reihenfolge, und manches ist eben wichtiger als anderes…

Der dritte Schritt ist die zeitliche Planung, dabei werden die Aufgaben in eine Zeitschiene eingepasst. Um ausreichend Zeit für Unvorhergesehenes zu haben, ist meine kleinste Zeiteinheit die Woche – sprich, ich nehme einen Wochenplaner zur Hand. Dazu habe ich mir in Excel eine Übersicht erstellt, die sich immer wieder “blanko” ausdrucken und von Hand ausfüllen lässt. Man kann sie natürlich auch in Excel füllen (gegebenenfalls das Blanko-Tabellenblatt vorher kopieren, damit ein Blanko immer in Reserve ist). (Hier zum Downloaden: Wochenplaner_2011).

Damit ist die Planung dann abgeschlossen. Nun heißt es TUN!

Im nächsten Blog verrate ich, wie ich mir die To Dos (Aufgaben) “vor Augen führe”, um sie die Woche über nicht zu vergessen.

Ihnen, liebe Leser, wünsche ich nun viel Erfolg beim Aufgaben formulieren, Prioritäten setzen und Zeit planen.
Ihre Nadine Westgate

P.S.: Ich freue mich über Kommentare und Feedbacks zu den Artikeln – nur so kann ich besser und gezielter Informationen weitergeben. :-)

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Mit Zielen arbeiten…

Sicherlich kennen Sie das aus dem Selbstmanagement oder Zeitmanagement: Ziele setzen.
Kann ja nicht so schwer sein, schließlich weiß man doch was man erreichen möchte, oder?

So - oder so ähnlich – habe ich immer gedacht. Komisch und enttäuschend fand ich dann immer nur, dass ich meine (mir ja selbst gesetzten) Ziele nicht oder nur sehr mühsam erreichte. Denn eigentlich ist es doch klar: Ziel definieren, in Aufgaben zerlegen und los!

Ich fing an, mich genauer mit dem Thema zu beschäftigen und fand Hinweise, was eine gute Zielformulierung ausmacht. Wenn Sie sich bereits mit Zielsetzung beschäftigt haben, dann werden Sie sie kennen: die SMARTe Formulierung.
Im Englischen ist es die Abkürzung für specific, measurable, attainable, realistic und tangible – was so viel heißt wie spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und greifbar.

Die SMARTe Formulierung von Zielen ist ein wichtiger – wenn auch nicht ganz so leichter – Schritt zu Beginn der Umsetzung. Nicht nur, dass man sich sein Ziel selber “vor Augen führt”, in dem man es am besten niedergeschreibt, die richtige Formulierung motiviert und hilft, sein Ziel nicht aus den Augen (und dem Bewusstsein) zu verlieren!

Ist das gewünschte Ziel SMART formuliert und verleiht einem beim Durchlesen ein gutes und motivierendes Gefühl, steht der nächste Schritt an: Aufgaben defnieren, die zur Zielerreichung notwendig sind. Dies fand ich leicht, ist dies doch ein logischer Schritt: ist mein Ziel mein Englisch zu verbessern, heißt es Vokabeln und Grammatik lernen.

Und doch hat es mit einigen Zielen nicht so funktioniert, wie ich es mir gewünscht habe.
Mit Hilfe eines Aktivitäten-Tagebuchs (dazu in einem späteren Blog mehr), in dem ich alles was ich im Laufe eines Tages tat sehr detailliert notierte, fand ich heraus, dass meine Schwachstellen die zeitliche Planung und das Beginnen von Aufgaben war. Also habe ich SMART etwas abgeändert in:

  • Schriftlich: erstens behält sich etwas Geschriebenes besser, und zweitens hat man es dann immer wieder vor Augen
  • Messbar: bedeutet zu definieren, in welchem Maß (z. B. inhaltliche Tiefe) ich das Ziel erreichen möchte
  • Aktionsorientiert: ich formuliere mein Ziel in Verbindung mit Tätigkeiten (Verben) und ohne “Weichmacher” wie könnte, müsste, möchte (z. B. Ich spreche fließend englisch und unterhalte mich im Urlaub gut mit Einheimischen.)
  • Realistisch: Das Ziel sollte unbedingt im Rahmen des Möglichen liegen, auch wenn es hoch gesteckt sein darf.
  • Terminiert: bis wann ist das Ziel erreicht

Zugegeben, die SMARTe Formulierung von Zielen bedarf einiger Übung. Deshalb ein Tipp: fangen Sie mit einer Formulierung an. Dann lesen Sie sich Ihre Zielsetzung laut vor und spüren in sich hinein: wenn Sie vor Begeisterung sofort mit der Umsetzung beginnen wollen, dann haben Sie die richtige Formulierung gefunden. Wenn nicht, überarbeiten Sie die Formulierung anhand der SMART-Punkte. Lassen Sie sich dabei Zeit und setzen Sie sich nicht unter Druck. Je besser Sie die SMART-Punkte umsetzen und je mehr Begeisterung Sie beim Durchlesen verspüren, um so mehr werden Sie sich bei der Umsetzung der Aufgaben motivieren können!

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren und freue mich auf Ihre Kommentare.
Ihre Nadine Westgate

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Ich lerne täglich dazu…

 Hallo liebe Leserinnen und Leser,

das Thema Lernen fasziniert mich – nicht nur, weil lebenslanges Lernen inzwischen gefordert und auch gelebt wird, sondern auch, weil es so viel auf dieser Erde und in diesem Leben zu entdecken gibt.

Zur Schule bin ich immer gerne gegangen, und bin heute stolz sagen zu können, dass ich mir meine Neugierde und mein Mut Fragen zu stellen erhalten habe. Mein Motto ist:

“Dumme Fragen gibt es nicht!”

Und so kann es passieren, dass ich scheinbar einfach zu beantwortende Fragen stelle, deren Antwort dann aber doch nicht so einfach ist… Schließlich darf ich mich nicht nur mit einer Antwort zufrieden geben, die ich aber nicht wirklich verstehe – schließlich möchte ich ja etwas Lernen. Vielleicht kennen Sie das von Kindern, die an einem Thema interessiert sind, sie fragen ja soooo gerne “Warum?” ;-)

Nach meinem Studium bin ich nicht wirklich lange im eigentlichen Berufsfeld tätig gewesen. In 2001 katapultierte mich ein glücklicher Zufall in die Dozententätigkeit. Hier galt es, zu lernen – einmal Inhalte und zum Anderen wie man gute Seminare leitet. Das Lernen habe ich auch erst (wieder) lernen müssen. Die Jahre vergingen, meine Begeisterung erfolgreich Wissen vermitteln zu können, wuchs. 2008 habe ich dann noch zusätzlich ein Masterstudium (noch mehr lernen) angefangen, um mein pädagogisches Wissen professionell zu erweitern. Da ich das (Fern-)Studium neben meiner freiberuflichen Dozententätigkeit absolviere, heißt es immer wieder: Motivation finden, Effektivität und Effizienz optimieren. Dabei habe ich viele Tipps und Tricks zum Thema Lernen und Selbstmanagement / Zeitmanagement, aber auch Lernmethoden, Mnemotechniken, und vieles mehr kennengelernt und vor allen gelernt, sie auch anzuwenden. Dies fiel auch mir nicht immer leicht… Aber der langfristige Erfolg belohnt und macht Laune auf mehr!

Diese Erfahrungen möchte ich gerne weitergeben. Und so soll dieser Blog Ihnen und jedem Interessierten wertvolle Informationen, Tipps und Tricks, besondere Links, Epfehlungen und was sonst noch so alles zum Thema Lernen passt, zur Verfügung stellen und (hoffentlich) eine tolle Plattform zu diesem Thema werden.

So lerne ich nun (schon wieder was Neues lernen ;-) ), was ein Blog ist, wie es aufgebaut wird und wie man es administriert – und ich freue mich darauf, auf die neue Welt des Web 2.0 zu entdecken.

Also dann, ein fröhliches Lesen, Verarbeiten, Kommentieren und natürlich Lernen!
Ihre Nadine Westgate

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